Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) należy kontrola wypełniania przez pracodawców obowiązków wynikających z ustawy o PPK. Od początku funkcjonowania PPK inspektorzy pracy przeprowadzili 1 373 kontrole w zakresie PPK, a z biegiem lat coraz więcej z nich inicjowanych jest skargami pracowników. W wyniku przeprowadzonych kontroli w latach 2020 – 2025, stwierdzono ponad 400 wykroczeń dotyczących stosowania przepisów ustawy o PPK. Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy w rozmowie z Martą Damm-Świerkocką, członkinią zarządu PFR Portal PPK opowiada o procedurach kontroli pracodawców w zakresie PPK, o najczęstszych nieprawidłowościach oraz o tym jak pracownicy mogą je bezpiecznie zgłaszać do Państwowej Inspekcji Pracy. 

[Marta Damm-Świerkocka, PFR Portal PPK]: Panie inspektorze, często dostajemy informacje od pracowników o nieprawidłowościach w zakresie PPK, o zbyt późno przekazywanych wpłatach albo wręcz ich braku mimo zadeklarowanego uczestnictwa. Jakie możliwości kontroli ma w tym zakresie PIP? 

[Marcin Stanecki, Państowa Inspekcja Pracy] Jeżeli chodzi o sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przestrzeganiem ustawy o PPK, działania Państwowej Inspekcji Pracy w znacznej mierze wynikają ze składanych skarg. To one w praktyce determinują naszą pracę, choć oczywiście prowadzimy również kontrole planowane. Istotnym wsparciem w tym zakresie jest udostępniana przez PFR S.A. ewidencja umów o zarządzanie PPK. Dzięki niej planowane kontrole są lepiej ukierunkowane i skuteczniejsze. Jednak to skargi najczęściej decydują o tym, że trafiamy z kontrolą do konkretnego pracodawcy. 

Chcę przy tym wyraźnie zaznaczyć, że nie rozpatrujemy skarg anonimowych, ale, co bardzo ważne, gwarantujemy anonimowość każdej osobie, która ją składa. Inspektor pracy nie może ujawnić danych osoby zgłaszającej nieprawidłowości. Wynika to wprost z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, dlatego nie ma obaw, że pracodawca dowie się, kto złożył skargę. Należy jednak pamiętać o konieczności podania swoich danych oraz danych pracodawcy, który narusza przepisy. Zdarza się bowiem, że zgłoszenia nie zawierają informacji o tym, kogo dotyczą nieprawidłowości, co jest dla nas kluczowe. Opis sprawy nie musi być rozbudowany. W dobie sztucznej inteligencji mamy do czynienia ze skargami liczącymi po kilkanaście stron, podczas gdy nam potrzebna jest krótka i zwięzła informacja, na przykład, że pracodawca nie zawarł umowy o zarządzanie PPK, nie prowadzi PPK lub nakłania pracowników do rezygnacji. Takie konkretne informacje umożliwiają nam podjęcie działań, dlatego nie jest tak, że im dłuższa skarga, tym lepsza.  

Co Państwo sprawdzają podczas kontroli u pracodawcy? 

Oczywiście sprawdzamy, czy pracodawca wywiązuje się z podstawowych obowiązków wynikających z ustawy o PPK. Weryfikujemy, czy została zawarta umowa o zarządzanie PPK oraz umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. 

Sprawdzamy także, czy wpłaty są prawidłowo naliczane i odprowadzane do instytucji finansowej oraz czy pracodawca wywiązuje się z tych obowiązków terminowo. Z naszego doświadczenia wynika, że problem nieterminowości faktycznie się pojawia. Co bardzo istotne, kontrola nie polega wyłącznie na analizie dokumentów. Inspektorzy mają prawo przesłuchiwać pracowników w charakterze świadków i z tego uprawnienia regularnie korzystamy. Możemy również żądać wyjaśnień od pracodawcy. Dysponujemy więc szerokim spektrum czynności kontrolnych, które pozwalają nam realnie zweryfikować, czy przepisy dotyczące PPK są w praktyce przestrzegane. 

Panie inspektorze wróćmy jeszcze do zgłaszania naruszeń, bo w PPK mamy też możliwość zgłoszenia czegoś, co nie jest proste do udowodnienia, czyli zniechęcania do uczestniczenia w PPK. Jak udowodnić, że pracodawca zniechęcał do udziału w programie? 

Kluczowa jest współpraca skarżącego z inspektorem pracy – udzielanie konkretnych odpowiedzi na pytania i trzymanie się prawdy podczas rozmowy. Współpraca z inspektorem ma fundamentalne znaczenie dla skuteczności kontroli. Powiedzmy sobie szczerze: jesteśmy najbardziej efektywni wtedy, gdy sama skarga precyzyjnie nas ukierunkowuje i wskazuje obszary, w których należy szukać nieprawidłowości. Bez konkretnych informacji, na przykład o wywieraniu presji na pracowników przez pracodawcę lub osoby działające w jego imieniu, nasze możliwości są ograniczone. Zniechęcanie do uczestnictwa w PPK to zarzut, który bardzo często się pojawia. Jeśli chodzi o liczbę skarg dotyczących PPK, obserwujemy wyraźną tendencję wzrostową. W 2023 roku wpłynęły do nas 182 skargi, natomiast dane za 2025 rok wskazują, że było ich już ponad 300. To dowód na rosnącą świadomość pracowników i coraz większe dostrzeganie korzyści płynących z uczestnictwa w PPK. Jest to zjawisko bardzo pozytywne i – nie ukrywam – cieszące. 

Jednocześnie warto podkreślić, że aż 62 proc. skarg, które trafiły do Państwowej Inspekcji Pracy, zostało uznanych za zasadne. To wysoki i niepokojący wskaźnik, świadczący o tym, że do naruszeń rzeczywiście dochodzi. Najczęstsze zarzuty dotyczą dokonywania wpłat do PPK. Nieprawidłowości polegają głównie na ich nieodprowadzaniu, zaniżaniu lub przekazywaniu po terminie. Mówiąc najkrócej – pracodawcy w ten sposób kredytują swoje bieżące działania kosztem pracowników.  

Może powiążmy od razu te najczęstsze naruszenia, których dotyczą skargi z karą, jaka za nie grozi. 

Kary grzywny są bardzo wysokie. Jeśli spojrzymy na sankcje wynikające z Kodeksu pracy, dotyczące podstawowych praw pracowniczych, wynoszą one od 1 tys. do 30 tys. zł. Natomiast w przypadku naruszeń przepisów ustawy o PPK kara może sięgać od 1 tys. aż do 1 mln zł. To pokazuje, że są to sankcje bardzo surowe. Decyzje w tym zakresie podejmuje inspektor pracy, który może wszcząć postępowanie w sprawach o wykroczenia. Ma on do wyboru dwa tryby działania, a jednym z nich jest nałożenie mandatu. Korzystamy z takiego samego bloczka mandatowego jak policja – z tą różnicą, że nie przyznajemy punktów karnych. 

A może warto by było? 

Wtedy zdecydowanie poprawiłby się standard przestrzegania przepisów PPK, to nie ulega wątpliwości. Najwyższy mandat, jaki dotychczas nałożyliśmy, wyniósł 7 tys. zł. Jeżeli jednak osoba, która dopuściła się czynu zabronionego, nie przyjmie mandatu albo inspektor pracy uzna, że w postępowaniu mandatowym kara byłaby niewystarczająca, może skierować wniosek o ukaranie. Wówczas sprawa trafia do sądu i toczy się w ramach postępowania karnego. Jest to druga możliwa ścieżka. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu na podstawie upoważnienia, która naruszyła przepisy ustawy o PPK, staje się w takim przypadku obwinionym, czyli osobą, przeciwko której wniesiono wniosek o ukaranie w sprawie o wykroczenie. Odbywa się normalna rozprawa karna przed sądem. Dla wielu podmiotów nie sama sankcja finansowa jest najbardziej dotkliwa, lecz konieczność osobistego stawienia się w sądzie karnym. Największym stresem bywa sama rozprawa, obecność na sali sądowej, przesłuchiwanie świadków oraz fakt zajmowania miejsca na ławie oskarżonych, na której zwykle zasiadają pospolici przestępcy. 

Nikt nie chce być traktowany jak przestępca. 

Tak, ale trzeba ponosić konsekwencje swoich czynów. Każdy ma obowiązek przestrzegać przepisów, niezależnie od tego, jakie one są. Nie możemy stosować wyjątków w żadną stronę. Tym bardziej że PPK jest rozwiązaniem bardzo dobrym i bardzo potrzebnym. 

Muszę się też pochwalić, ponieważ jako Państwowa Inspekcja Pracy wprowadziliśmy w tym roku dla wszystkich pracowników dodatkowe wpłaty do PPK w łącznej wysokości 4 proc. Byłem zaskoczony, jak bardzo pozytywnie zostało to przyjęte. Nasi pracownicy mają świadomość, że te środki zaprocentują w przyszłości.  

Tak, PPK jest bardzo korzystnym benefitem, nie tylko z punktu widzenia pracownika, ale też pracodawcy, bo znakomicie stabilizuje zatrudnienie i buduje pozytywny wizerunek pracodawcy. Wróćmy jednak do tematu skarg. Wiemy już, że pracownik, jeżeli widzi jakieś nieprawidłowości, może zgłosić się do PIP, musi podać swoje dane, dane pracodawcy i krótko opisać treść skargi, ale gdzie ma to wysłać? 

Świetne pytanie. Skargę można złożyć na kilka sposobów: osobiście, listem poleconym, a także drogą elektroniczną, pod warunkiem posiadania podpisu elektronicznego. Najczęściej jednak skargi do Państwowej Inspekcji Pracy składane są w formie listownej. Udzielamy również nieodpłatnych porad prawnych. Skargę można złożyć także osobiście. Przy okazji można wyjaśnić, jak poradzić sobie z daną sytuacją lub jak najlepiej opisać problem. Możliwości zgłoszenia nieprawidłowości jest więc naprawdę wiele. Chcemy dodatkowo usprawnić proces składania skarg. W ubiegłym roku wpłynęło do nas blisko 52 tys. skarg, obejmujących niemal 90 tys. zagadnień. To wyraźnie pokazuje, że Państwowa Inspekcja Pracy jest instytucją bardzo potrzebną. 

Nie da się ukryć, zwłaszcza w przypadku PPK. Ja jeszcze tylko dopytam, nie chciałabym dawać dokładnej instrukcji jak zgłaszać taką skargę, ale czy uwzględniacie materiały audiowizualne? 

Oczywiście. Dziś żyjemy w takich czasach, że do skarg bardzo często dołączane są różnego rodzaju materiały, czy to na pendrivach, dyskach, czy w postaci załączników przesyłanych pocztą elektroniczną. To obecnie standard. Pamiętam jeszcze początki lat dwutysięcznych, gdy skargi były pisane odręcznie na kartce w formie podania. Sam jestem zaskoczony skalą tej zmiany. Ze wszystkich załączonych materiałów oczywiście korzystamy. Jak już wspominałem, im lepiej i bardziej precyzyjnie przygotowana skarga, tym skuteczniej ukierunkowuje ona pracę inspektora i wskazuje obszary, w których występują nieprawidłowości. W efekcie cały proces kontrolny jest po prostu bardziej efektywny. Ktoś może pomyśleć, że Państwowa Inspekcja Pracy „gnębi” pracodawców, ale nie o to przecież chodzi. Jeżeli pracodawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, na przykład nie odprowadza wpłat do PPK, działa wbrew interesom osób zatrudnionych. To właśnie w interesie pracowników leży powiadomienie inspektora, który może zobowiązać kontrolowany podmiot do uregulowania wpłat albo wszcząć postępowanie w sprawach o wykroczenia. Chodzi o to, by pracodawca przekonał się, że omijanie prawa się nie opłaca. 

Ilu inspektorów działa w Polsce? 

Na koniec grudnia 2025 roku udało nam się zwiększyć tę liczbę i mamy obecnie 1 600 inspektorów. Przeprowadzamy rocznie około 60 000 kontroli, ale proszę pamiętać, że prowadzimy również działalność informacyjno-edukacyjną. W 2024 roku przeszkoliliśmy za darmo 168 tys. osób, w tym 10 tys. pracodawców, rozdaliśmy 405 tys. publikacji. 2024 rok był również rokiem rekordowym pod względem liczby udzielonych porad - sięgnęliśmy blisko miliona, a wszystkie te działania prowadzimy bezpłatnie. 

Wracając do skarg, jeszcze raz chcę zapewnić, że każdy inspektor ma ustawowy obowiązek nieujawniania informacji, skąd skarga wpłynęła. Choć muszę powiedzieć, że ku mojej radości i radości inspektorów coraz więcej osób pisze, że wyraża zgodę na ujawnienie danych. Ale zasadą jest, że nie ujawniamy tych danych, gwarantujemy tutaj 100% poufności i anonimowość. Jeżeli dzieje się coś nieprawidłowego, jeżeli nie ma wpłat na PPK, naprawdę zachęcam do korzystania z naszej pomocy. Po to jesteśmy, żeby wspierać w takich sytuacjach i żeby każdy, kto zauważy nieprawidłowości, mógł je do nas zgłosić i czuć się bezpiecznie oraz komfortowo. 

Nie boi się pan inspektor, że po naszej dzisiejszej rozmowie ilość skarg znów wzrośnie? 

Ale ja bardzo bym się z tego ucieszył, bo uważam, że jesteśmy po to, żeby służyć społeczeństwu i po to, żeby reagować na nieprawidłowości. Dlatego tak bardzo zabiegam o to, żebyśmy mieli wzmocnienie kadrowe i finansowe. Pracownicy muszą mieć taką instytucję, do której mogą się zwrócić o pomoc. Wiele osób obawia się sądów, zresztą bez żadnej złośliwości mogę powiedzieć, że na sprawy sądowe czeka się bardzo długo, a my jesteśmy tym organem, który działa szybciej, więc po co czekać, kiedy możemy pomóc natychmiast i jesteśmy w tym skuteczni. 

Czy po takiej kontroli i nałożeniu mandatu inspektor wraca i sprawdza, czy nieprawidłowości już nie ma? 

Tak, „rekontrola” jest kluczowa. Ja zawsze podkreślam, że sama kontrola to jest dopiero pierwszy etap. Stwierdzamy nieprawidłowości, a potem trzeba wrócić do podmiotu kontrolowanego i zweryfikować, czy przestrzega przepisów i czy wyciągnął wnioski. Jeżeli nie będzie tej rekontroli to sama kontrola po prostu nie ma sensu. Jeżeli okazuje się, przy tej następczej kontroli, że podmiot nadal prawa nie przestrzega, to mamy prawo ukarać go ponownie, a nawet zastosować bardziej surowe sankcje. I tak czasem niestety bywa. Choć oczywiście, trzeba to podkreślić - nie każdy pracodawca łamie przepisy. Zdecydowana większość pracodawców to ludzie uczciwi, ciężko pracujący na swój sukces. Ale wśród nich są też takie osoby, które konkurują tym, że oszczędzają na kosztach i nie wywiązują się z wielu obowiązków ustawowych. Nie płacą PPK, zaniżają składki na ubezpieczenia społeczne czy podatki. Niestety to jest sposób na biznes i takie zachowanie jest naganne, dlatego my jako Inspekcja Pracy stoimy na straży uczciwej konkurencji. Trudno jest konkurować uczciwemu podmiotowi, który opłaca wszystkie należne daniny. Tym bardziej że pracodawca ma jeszcze możliwość zwiększenia swojej wpłaty do PPK nawet do 4 proc. by realnie zadbać o swoich pracowników. Pamiętajmy, że to bardzo czytelny sygnał: „dbam o was, zależy mi na was”. Budowanie lojalności i zaangażowania pracowników jest dziś sprawą kluczową, nie ma nic ważniejszego. Tym bardziej, że jak wynika z danych OECD, tylko około 8 proc. pracowników w Polsce jest zaangażowanych w swoją pracę. Oznacza to, że ponad 90 proc. wykonuje ją jedynie w podstawowym zakresie, bez innowacyjności, kreatywności i własnej inicjatywy. Dlatego troska o pracowników, chociażby poprzez pokazanie, że za pośrednictwem PPK o nich dbamy – moim zdaniem nie jest już benefitem. To po prostu obowiązek. 

Chcę to jeszcze raz mocno podkreślić: w razie jakichkolwiek wątpliwości – jeśli nie mają państwo pewności czy wpłaty na PPK są prawidłowo naliczane i przekazywane, albo gdy pracodawca nakłania do rezygnacji z PPK, proszę nie bać się sięgać po pomoc Państwowej Inspekcji Pracy. Zachęcam do kontaktu z nami: do dzwonienia, zadawania pytań, a w razie potrzeby także do złożenia skargi. Chcę, żeby to wybrzmiało bardzo wyraźnie, gwarantujemy poufność oraz ochronę danych każdej osoby, która zdecyduje się zgłosić do nas nieprawidłowości. 

Dodam jeszcze tylko, że na stronie mojeppk.pl znajduje się oferta bezpłatnych szkoleń dla pracodawców, w tym kadr i płac. Na szkoleniach można dowiedzieć się, jak prawidłowo wdrażać i prowadzić PPK. Serdecznie dziękuję za rozmowę. 

Dziękuję bardzo. 

Pełną rozmowę można odsłuchać na naszym kanale na YouTube oraz Spotify w cyklu „Proste Oszczędzanie” – zapraszamy.