Każdego nowozatrudnionego pracownika pracodawca powinien zgłosić do PPK. Termin, w jakim powinien to zrobić, zależy od tego, kiedy pracownik osiągnie wymagany – trzymiesięczny - okres zatrudnienia.

Aby pracodawca mógł zapisać pracownika do PPK musi posiadać on co najmniej trzymiesięczny (90 dni) okres zatrudnienia. Termin, w jakim pracodawca ma obowiązek zawrzeć dla niego umowę o prowadzenie PPK, upływa z 10. dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik osiągnie wymagany staż.

Okres zatrudnienia ustala się zgodnie z art. 16 ustawy o PPK. Przyjęto w nim m.in., że do wymaganych 90 dni zatrudnienia wlicza się także okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, przy czym chodzi tu nie tylko o okresy zatrudnienia, które miały miejsce u obecnego pracodawcy, ale także o okresy zatrudnienia u innych pracodawców, jeżeli - z mocy odrębnych przepisów - obecny pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę danej osoby. 

Ustalając okres zatrudnienia, od którego zależy termin zgłoszenia pracownika do PPK, należy brać pod uwagę tylko okresy obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, czyli zawartych w definicji osoby zatrudnionej. Chodzi tu zatem nie tylko o zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, ale też m.in. na podstawie umowy zlecenia. Jeśli zatem pracodawca zatrudni osobę, która w ostatnich 12 miesiącach pracowała u niego np. na podstawie umowy zlecenia, z której to umowy zlecenia podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, to okres zatrudnienia na tej umowie powinien wliczyć do okresu zatrudnienia tej osoby, wymaganego dla zapisania jej do PPK. 

Przykład 

Pracodawca 25 sierpnia 2021 r. zatrudnił na umowę o pracę osobę, która wcześniej - od 1 listopada 2020 r. do 31 stycznia 2021 r. - pracowała u niego na podstawie umowy zlecenia, z której podlegała obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym. Okres zatrudnienia tego pracownika u tego pracodawcy w momencie ponownego zatrudnienia wynosił już ponad 90 dni, a zatem pracownik posiadał staż wymagany do zapisania go do PPK. W związku z tym już 25 sierpnia, czyli w dniu zatrudnienia pracodawca mógł zapisać go do PPK (ma obowiązek to zrobić najpóźniej do 10 września 2021 r.).  

(mj)