Obowiązek informowania pracowników o zasadach i funkcjonowaniu Pracowniczych Planach Kapitałowych nakłada na pracodawców oraz instytucje finansowe ustawa o PPK.

Obowiązki pracodawcy

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, pracodawca może poinformować zatrudnione u niego osoby o warunkach uczestnictwa w PPK, a także o obowiązkach i uprawnieniach (swoich i pracowników) związanych z PPK. Należy podkreślić, że może, ale nie musi udzielić takich informacji. Może się zatem zdarzyć, że o warunkach uczestnictwa w PPK pracownik dowie się dopiero z informacji otrzymanej od instytucji finansowej. Udostępnienie jej pracownikowi jest bezwzględnym obowiązkiem tej instytucji.

Pracodawca musi jednak pamiętać, że jest zobowiązany do poinformowania osób, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70. roku życia, o tym, że mogą przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek. Ponadto wszyscy uczestnicy PPK muszą być przez niego poinformowani o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej (piszemy o tym w dalszej części publikacji) i możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK.

Forma dowolna

Ustawa o PPK nie określa sposobu, w jaki takie informacje mają trafić do pracownika. Pracodawca może to zatem zrobić w wybrany przez siebie sposób, np. przekazać omawiane informacje osobom zatrudnionym na piśmie, wysłać je do pracowników na ich maile bądź umieścić na stronie firmy, służącej do komunikowania się z załogą (pod warunkiem jednak, że wszyscy pracownicy mają do niej dostęp). W razie sporu na pracodawcy będzie spoczywał ciężar wykazania, że wywiązał się z nałożonych na niego obowiązków.

Dotyczy to także innych obowiązków informacyjnych pracodawcy. Również i w ich przypadku ustawa o PPK nie określa formy ani sposobu, w jaki określona informacja powinna trafić do pracownika.

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek poinformować:

• uczestnika PPK o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunku PPK w instytucji finansowej, której pracodawca wypowiedział umowę o zarządzanie PPK, na rachunek PPK prowadzony przez nową instytucję finansową (art. 12 ust. 2 ustawy o PPK),
• osobę zatrudnioną, która ukończyła 55 rok życia, a nie ukończyła jeszcze 70 lat, o możliwości złożenia przez nią wniosku o zawarcie – w jej imieniu i na jej rzecz – umowy o prowadzenie PPK (art. 15 ust. 2 ustawy o PPK),
• uczestnika PPK o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego dotychczasowych rachunkach PPK (rachunku PPK) na jego nowy rachunek PPK – prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł ten pracodawca, któremu uczestnik PPK złożył oświadczenie o posiadanych rachunkach PPK; dotyczy to zmiany pracodawcy przez uczestnika PPK (art. 19 ust. 1 i 2 ustawy o PPK),
• osobę zatrudnioną i uczestnika PPK, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK o ponownym dokonywaniu takich wpłat. Pracodawca robi to co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku – po raz pierwszy w 2023 roku (art. 23 ust. 5 ustawy o PPK),
• uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej (art. 27 ust. 4 ustawy o PPK).

Poszukujesz ciekawego szkolenia dla pracowników, które spełni za Ciebie obowiązek informacyjny? Zapraszamy na bezpłatne webinarium, podczas którego Twoi pracownicy w ciągu 60 minut otrzymają niezbędne informacje o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Uczestnictwo zostanie potwierdzone certyfikatem PFR Portal PPK. Ułatw sobie pracę i pomóż pracownikom budować oszczędności na przyszłość! Pracowników zapiszesz na szkolenie klikając (tutaj).

Autor: Natalia Duda