Każdy podmiot, który zatrudnia chociaż jedną „osobę zatrudnioną” w rozumieniu ustawy o PPK co do zasady ma obowiązek wdrożenia tego programu. Wyjątkiem jest m.in. sytuacja, gdy osoba fizyczna zatrudniła inną osobę fizyczną wyłącznie w celach prywatnych.  

Uczestnikiem PPK może zostać „osoba zatrudniona” w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, czyli m.in. pracownik (z wyjątkiem młodocianych) czy zleceniobiorca podlegający z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Zatrudnienie takiej osoby powoduje, że dany podmiot uzyskuje status „podmiotu zatrudniającego” i ma obowiązek wdrożenia PPK. Przepisów ustawy o PPK nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożyły mu deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a także podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Zatrudniania w celach prywatnych przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą nie należy wiązać z działalnością gospodarczą tej osoby. Zatrudnienie np. opiekunki do dziecka nie powoduje zatem zwolnienia takiego przedsiębiorcy z obowiązku uruchomienia PPK dla osób zatrudnionych w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Nawet, jeśli pracodawca jest mikroprzedsiębiorcą, ale co najmniej jeden z tych pracowników nie złożył mu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, pracodawca musi wybrać instytucję finansową, zawrzeć z nią umowę o zarządzanie PPK, a następnie „zapisać” do PPK pracownika, który nie złożył deklaracji o rezygnacji (czyli zawrzeć – w jego imieniu i na jego rzecz – umowę o prowadzenie PPK). Pracodawca nie może natomiast „zapisać” do PPK opiekunki do dziecka, nawet gdyby chciała ona zostać uczestniczką tego programu.