6–7 października w Katowicach odbyło się XXIII Samorządowe Forum Kapitału i Finansów. Podczas panelu „Mniej kosztów, więcej efektów – jak usprawnić urząd, żeby zaoszczędzić” eksperci rozmawiali o tym, jak pogodzić efektywność działania administracji publicznej z ograniczonymi budżetami. W gronie prelegentów znalazła się Marta Damm-Świerkocka, członkini zarządu PFR Portal PPK.

Cena to nie wszystko

Zarówno w administracji, jak i w spółkach publicznych, procesy zakupowe są zdominowane przez kryterium najniższej ceny. To konsekwencja przepisów Prawa Zamówień Publicznych, które premiują oferty kosztowo najkorzystniejsze. Problem w tym, że niska cena rzadko idzie w parze z długofalową efektywnością. Eksperci zwrócili uwagę, że takie podejście utrwala tzw. mentalność „taniego państwa”, w której cena staje się celem samym w sobie, a nie narzędziem do osiągania jakościowych rezultatów. 

Paradoks oszczędzania przez inwestowanie

Marta Damm-Świerkocka zwróciła uwagę na pozorny paradoks – można oszczędzać, wydając więcej. Na przykład inwestując w pracowników i ich długoterminową motywację. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to rozwiązanie, które w administracji publicznej funkcjonuje od 2021 roku i coraz częściej jest postrzegane nie tylko jako obowiązek, ale też jako narzędzie stabilizacji kadrowej.

Utrata doświadczonego pracownika wiąże się z wysokimi kosztami – finansowymi i organizacyjnymi. Wdrożenie nowej osoby w obowiązki to czas, szkolenia i ryzyko błędów. PPK może być więc realnym sposobem na ograniczenie rotacji, a jednocześnie elementem budowania wizerunku urzędu jako odpowiedzialnego i nowoczesnego pracodawcy. Inwestycja w ludzi jest jednym z najpewniejszych sposobów na ograniczenie kosztów w długim terminie – bo to właśnie oni są kluczem do sprawnie działającej administracji. Warto przyjrzeć się możliwości różnicowania wpłat pracodawcy do PPK, tak, by dodatkowo nagradzać na przykład bardziej doświadczonych pracowników. Coraz więcej urzędów decyduje się także na maksymalną, 4% wpłatę pracodawcy dla wszystkich, co pozwala na pozyskanie wartościowych pracowników i bycie konkurencyjnym na lokalnym rynku pracy.

Różne spojrzenia na efektywność

Dyskusja pokazała, że problem „oszczędności” w administracji jest znacznie szerszy niż tylko kwestia finansowa. Prof. dr hab. Przemysław Hensel z Uniwersytetu Warszawskiego zwrócił uwagę, że źródła obecnego podejścia do wydatków publicznych sięgają początków transformacji ustrojowej. W tamtym okresie dominowało przekonanie, że instytucje państwowe muszą przede wszystkim działać tanio. Dziś, mimo upływu lat, ten sposób myślenia wciąż wpływa na sposób zarządzania w wielu urzędach.

Z kolei Katarzyna Rydlewska z EIB S.A. podkreśliła, że niska cena wcale nie gwarantuje bezpieczeństwa finansowego jednostek publicznych. Na przykład w przypadku ubezpieczeń samorządy, które decydują się na najtańsze polisy, często ponoszą wyższe koszty w momencie wystąpienia szkody, bo tanie rozwiązania nie zapewniają pełnej ochrony. W dłuższej perspektywie opłaca się inwestować w jakość i sprawdzonych partnerów, nawet jeśli oznacza to wyższy koszt początkowy.

Anna Brodziak-Cisak, sekretarz Urzędu Miasta w Wołowie zwróciła natomiast uwagę, że administracja publiczna nie jest przedsiębiorstwem nastawionym na zysk. Jej celem jest przede wszystkim skuteczne świadczenie usług mieszkańcom. Oszczędności mogą być efektem dobrze przeprowadzonych zmian organizacyjnych, ale nie powinny być nadrzędnym celem samym w sobie.

Efektywność w urzędzie to nie tylko cięcie kosztów, ale również inwestowanie w rozwiązania, które przyspieszają pracę i ograniczają liczbę błędów. Czasami oznacza to konieczność poniesienia wydatków – np. na szkolenia czy nowe technologie, które w dłuższej perspektywie pozwalają działać szybciej i sprawniej.

Wspólny mianownik – inwestycje w ludzi i procesy

Choć uczestnicy panelu reprezentowali różne środowiska, ich wnioski były zaskakująco zbieżne. Wszyscy zgodzili się, że prawdziwe oszczędności w administracji wynikają nie z ograniczania wydatków, ale z mądrego wykorzystania dostępnych środków. To podejście łączy w sobie zarówno inwestycje w ludzi, jak i modernizację procesów czy racjonalne podejście do zakupów publicznych. Efektywność zyskuje tu bardziej „ludzką twarz” – to nie tylko wskaźniki i liczby, ale również zadowolenie mieszkańców i stabilność pracy urzędników.

Wnioskiem z katowickiej dyskusji było więc jedno: nowoczesna administracja to ta, która nie boi się inwestować – w ludzi, technologie i jakość usług. Bo właśnie w ten sposób można osiągnąć największe i najtrwalsze oszczędności.

PPK – najlepszy benefit dla pracowników administracji

Jeśli temat inwestowania w ludzi i stabilności zespołów jest Ci bliski – poznaj, jak działa PPK w praktyce. Zapraszamy na szkolenia PFR Portal PPK, gdzie pokazujemy, jak program może stać się realnym wsparciem dla urzędów i pracowników - kliknij i wybierz dogodny dla siebie termin. 

Autor: Agnieszka Rek