Pracodawca ma obowiązek zapisać do PPK osoby spełniające definicję osoby zatrudnionej, jeśli osoby te nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. 

 

Pracodawca nie może zapisać do PPK osób, które mają ukończone 70 lat, a te, które ukończyły 55 lat, może zapisać tylko, gdy złożą mu wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK. Ponadto, co do zasady, każda osoba zapisywana do PPK powinna mieć co najmniej 3-miesięczny (90 dni) okres zatrudnienia u pracodawcy, który zgłasza ją do tego programu. Do 90-dniowego okresu zatrudnienia, wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w tym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę.

 

Za osoby zatrudnione uważa się osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK – w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 

Zgodnie z tą definicją do PPK należy zapisać:

 

- pracowników w rozumieniu kodeksu pracy - wyjątkiem są pracownicy przebywający na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodociani, 
- osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, 
- członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
- osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,
- osoby wskazane powyżej (z wyjątkiem członków rad nadzorczych) przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. 
 

Umowy o prowadzenie PPK pracodawca nie zawiera zatem np. dla osób, które:

 

- są zatrudnione na umowie zlecenia, ale z tytułu tej umowy podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo
- podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z innego tytułu niż te wymienione w definicji osoby zatrudnionej.
 

Ważne: Osobami zatrudnionymi są m.in. osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim czy na urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim. Bardziej skomplikowana jest sytuacja osób przebywających na urlopie bezpłatnym. Pracownik - w czasie przebywania na urlopie bezpłatnym - spełnia definicję osoby zatrudnionej tylko w razie otrzymania w danym miesiącu ze stosunku pracy przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.