To na pracodawcy spoczywa obowiązek terminowego dokonywania wpłat do PPK. Jednak poza przekazywaniem środków na rachunek bankowy instytucji finansowej ważne jest zachowanie przez pracodawcę należytej staranności przy przesyłaniu dodatkowych informacji o tych wpłatach -  w celu ich prawidłowego przyporządkowania do poszczególnych pracowników oraz do miesięcy, za które te wpłaty są należne. 

Wskazówki, przydatne na poszczególnych etapach procesu dokonywania wpłat do PPK, przedstawiamy poniżej.

Obliczanie wpłat do PPK 

Zarówno wpłaty finansowane przez pracodawcę, jak i wpłaty finansowane przez uczestnika PPK, są obliczane w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie, od którego nalicza się wpłaty do PPK, zdefiniowano w art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Należy przez nie rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, bez zastosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy (tzw. 30-krotności) oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że do ustalania podstawy wpłat do PPK należy stosować zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o których mowa w ustawie o sus. 

Pobieranie wpłat do PPK 

Z wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia netto (wynagrodzenie po opodatkowaniu), pracodawca pobiera wpłatę finansowaną przez uczestnika PPK. 

Dokonywanie wpłat do PPK

Pierwsze wpłaty do PPK powinny zostać naliczone i pobrane już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zawarciu - w jego imieniu - umowy o prowadzenie PPK oraz dokonane (przekazane do instytucji finansowej) w terminie od 1 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK. 
Z wyjątkiem pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, ustawa o PPK nie określa, kiedy można najwcześniej dokonać wpłat do PPK, po ich obliczeniu i pobraniu. Wskazuje tylko maksymalny termin na ich dokonanie, stanowiąc, że należy przekazać je do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Poza przesłaniem wpłat na rachunek bankowy instytucji finansowej prowadzącej PPK, niezbędne jest również przekazanie dokumentów lub informacji wymaganych przez daną instytucję finansową i potrzebnych do przyporządkowania wpłat przekazywanych tej instytucji do poszczególnych pracowników.

Uwaga! Przy dokonywaniu wpłat do PPK nie ma znaczenia miesiąc, za który należne jest wypłacone wynagrodzenie, stanowiące podstawę naliczenia wpłat do PPK. Ważny jest miesiąc, w którym to wynagrodzenie zostało wypłacone. Oznacza to, że plik z wpłatami przekazywanymi do instytucji finansowej należy opisać wskazując miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone (miesiąc obliczenia i pobrania wpłat).

Przykład: Jeśli wynagrodzenie za styczeń 2020 roku zostało wypłacone w styczniu 2020 roku, to do 15 lutego należy dokonać wpłat do PPK, z oznaczeniem: 1 (styczeń). Jeśli natomiast wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego (z tzw. przesunięciem), to do 15 marca pracodawca dokona wpłat do PPK z opisem 2 (luty).

Oczywiście dopuszczalne jest przekazywanie kilku rekordów z wpłatą za ten sam miesiąc dla tego samego pracownika.

Przykład: Pracodawca 15. dnia danego miesiąca wygenerował plik z wpłatami do PPK naliczonymi od nadgodzin, a 25. dnia tego samego miesiąca - plik z wpłatami naliczonymi od wynagrodzenia zasadniczego.

Należy pamiętać, że przepisy ustawy o PPK nie przewidują możliwości dokonania zaległych wpłat do PPK. 

Wpłaty do PPK, które zostały w terminie naliczone i pobrane, a jedynie nie zostały dokonane (przekazane) do PPK, są wpłatami spóźnionymi i dopuszczalne jest ich dokonanie do PPK. Jeżeli jednak wpłaty do PPK nie zostały naliczone i pobrane lub zostały naliczone, lecz nie zostały pobrane przez podmiot zatrudniający w terminie, nie jest dopuszczalne ich późniejsze naliczenie, pobranie i dokonanie do instytucji finansowej. Takie wpłaty do PPK są wpłatami zaległymi. Szkoda, która powstała w związku z niedokonywaniem wpłat, powinna zostać zrekompensowana uczestnikowi PPK na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego.

Zachęcamy do zapoznania się z publikacją PPK w praktyce: Podatki, gdzie znajdą Państwo przydatne informacje związane z kwestiami podatkowymi dotyczącymi naliczania wpłat do PPK.

(ama)

Webinaria PPK dla pracodawców dostępne online: